Nên thuê hay mua tổng đài ảo tiết kiệm chi phí hơn

Tổng đài ảo dần đang trở thành sức hút cho tất cả các doanh nghiệp. Ra đời nhằm mục đích giải quyết những khó khăn và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Tổng đài ảo là gì?​

Tổng đài ảo là dịch vụ nghe gọi phát triển dựa trên dữ liệu đám mây và ứng dụng công nghệ VoIP. Nó cho phép doanh nghiệp trao đổi/ chăm sóc khách hàng, quản lý cuộc gọi và thông tin nội bộ doanh nghiệp một cách nhanh gọn, tiện lợi
Hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Internet, không tốn chi phí về cơ sở vật chất hạ tầng cũng như không gian làm việc.

>>> Xem thêm: Tính năng nổi bật của tổng đài ảo mang lại

Nên mua hay thuê tổng đài ảo​

Mua Tổng Đài Ảo
- Ưu điểm:

• Quản lý linh hoạt: Có thể điều chỉnh số nhánh, máy lẻ và tích hợp tính năng theo nhu cầu.
• Kiểm soát và bảo mật: Toàn quyền kiểm soát thông tin, không bị giám sát bởi bên thứ ba.
• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Không mất phí duy trì hàng tháng, phù hợp cho doanh nghiệp lớn và ổn định.

- Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư lớn: Cần khoản đầu tư ban đầu cao.
• Yêu cầu nhân sự và kỹ thuật: Cần chuyên viên kỹ thuật và cơ sở hạ tầng tốt để duy trì hệ thống.

Thuê Tổng Đài Ảo
- Ưu điểm:

• Triển khai nhanh chóng: Đơn vị cung cấp thực hiện lắp đặt và bảo trì.
• Tính di động cao: Truy cập từ bất kỳ đâu có internet, phù hợp cho doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa.
• Tích hợp dễ dàng: Kết nối với nhiều ứng dụng như CRM, ERP, và các công cụ phân tích khác.
• Dịch vụ bảo trì: Hỗ trợ 24/7 và chi phí bảo trì miễn phí trong thời gian bảo hành.

- Nhược điểm:

• Chi phí duy trì hàng tháng: Có thể cao hơn so với chi phí đầu tư ban đầu nếu thuê lâu dài.
• Khuyến nghị: Doanh nghiệp có tài chính hạn chế hoặc không có nhân sự quản lý nên cân nhắc thuê tổng đài ảo để tiết kiệm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

>>> Quan tâm thêm: Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo

Ưu, nhược điểm của tổng đài ảo​

Ưu điểm​

- Tối giản được chi phí: Tổng đài ảo nhưng giao diện chăm sóc như tổng đài truyền thống, nó tự động xác nhận và giao tiếp với khách hàng theo mặc định cài đặt sẵn. Như vậy, doanh nghiệp tiết kiệm kha khá chi phí về nhân sự và cơ sở vật chất.
- Nâng cao dịch vụ khách hàng: Sự hiện đại được thể hiện qua việc tiếp nhận cùng lúc nhiều cuộc gọi từ khách hàng mà không lo gián đoạn, giải quyết được vấn đề tổng đài luôn trong trạng thái bận.
- Tiếp cận khách hàng 24/7: Tùy theo doanh nghiệp cài đặt, tổng đài ảo có thể phục vụ mọi người xuyên suốt 365 ngày không nghỉ. Công ty bạn sẽ tiếp cận thêm nguồn khách hàng mới trong lúc những doanh nghiệp đối thủ chưa mở cửa hoạt động.
- Quản lý cuộc gọi: Thống kê số liệu báo cáo các số liệu về thông số cuộc gọi, kiểm soát các cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi chấp thuận, thời gian giao tiếp với khách hàng. Qua đó, có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của tổng đài.
- Khẳng định sự chuyên nghiệp: Các kịch bản được sửa soạn kỹ lưỡng, chính xác và chi tiết với lời thoại khách hàng. Giọng đọc chuyên nghiệp, truyền cảm sẽ nâng tầm hình ảnh thương của công ty lên tầm cao mới.

Nhược điểm​

- Khả năng hiểu biết hạn chế: Đôi lúc, tổng đài sẽ vướng vào tình huống không hiểu hết câu hỏi khách hàng đưa ra. Do vậy, cần có sự can thiệp của nhân viên trực tiếp.
- Thiếu sự cá nhân hóa: Tổng đài ảo khó có thể thực hiện được những cuộc đối thoại chi tiết như khi gặp nhân viên chăm sóc khách hàng.
- Giải quyết những tình huống khẩn cấp: Tổng đài ảo sẽ có thời điểm không mang lại hiệu quả vào những trường hợp khẩn cấp, lúc này cần sự có mặt của nhân viên thật để giúp đỡ khách hàng.
-------------------------------------------------
Host 3s - giải pháp tổng đài ảo tiết kiệm
Hotline: 0398.014.735
Địa chỉ: Số 9, Phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội